Fundamenti
Opdrachtgever
Samenvatting
Mijn afstudeerproject voor de opleiding Communication & Multimedia Design aan de Hogeschool Rotterdam stond in het teken van 1-op-1 begeleiding tussen een studentmentor en een leerling.
Bij het mentorprogramma van Mentoren op Zuid (MoZ) wordt een klas van het hoger onderwijs, meestal van een HBO-opleiding, gekoppeld aan een klas uit het primaire of voortgezet onderwijs. Als vraagstuk ben ik me gaan richten op de leerlingen (mentees) en hoe wij hun kunnen helpen om beter voorbereid te zijn op de mentorbegeleiding.
Ik heb onderzoek gedaan door middel van desk- en fieldresearch om erachter te komen tegen welke problemen de mentees aanlopen. Uit dit onderzoek blijken twee kernproblemen de hoofdrol te spelen bij de mentees.
Het eerste probleem is dat mentees aan het begin van het traject niet een duidelijk begrip hebben van het mentorprogramma en wat zij tijdens de begeleiding gaan doen. Het andere probleem is dat de mentees tijdens het traject moeite hebben met het bepalen van doelen om de begeleidingssessies mee in te richten.
Om de mentees een introductie te geven tot de begeleiding en hen te helpen bij het inrichten van de sessies, heb ik Fundamenti bedacht, een nieuw digitaal onderdeel van de bestaande website van MoZ. Op Fundamenti wordt er diverse informatie weergegeven over het programma, zodat mentees een beter begrip krijgen over de begeleiding.
Daarnaast worden de mentees geholpen met het bepalen van doelen waar tijdens de sessies aan gewerkt kan worden. Het doel van Fundamenti is om de mentees dus voor te bereiden op de 1-op-1 begeleiding van MoZ en daarmee een bijdrage te leveren aan het vergroten van hun toekomstkansen
Huidige situatie
Introductie
De doelgroep wordt momenteel op verschillende manieren geïntroduceerd tot de 1-op-1 begeleiding via de school. Eén van de manieren is bijvoorbeeld een docent van de mentees die een introductie geeft over MoZ waarbij wordt verteld wat voor programma het is en wat de begeleiding inhoudt. Vervolgens stelt de docent alvast vragen aan de mentees zoals waar de mentor hun bij zou kunnen helpen. De mentees moeten in dit geval zelf gaan bedenken wat voor doelen zij willen stellen en waar ze begeleiding in willen hebben.
Wanneer de introductie op deze manier plaatsvindt, is het programma al een stuk duidelijker voor de mentees. Echter komt het nog voor dat mentees bij sommige scholen nog geen idee hebben wat het programma inhoudt en hoe de begeleiding eraan toegaat zelfs wanneer de kennismaking tussen de mentoren en mentees plaatsvindt. Hieruit blijkt dus dat de introductie op diverse manieren bij de partnerscholen vorm wordt gegeven waarbij er bij sommige scholen in hoge mate sprake is van onbekendheid over het programma.
Inrichting
Voor de doelgroep kan de voorbereiding op de begeleiding een uitdaging zijn aangezien zij niet eerder actief bezig zijn geweest met het bepalen van zijn of haar doelen. Daarnaast heeft de doelgroep niet eerder dit soort begeleiding gehad, waardoor het lastig is om punten te bepalen waar de doelgroep hulp of advies bij nodig heeft.
Op dit moment komt het weleens voor dat een begeleidingssessie niet goed op gang komt en in sommige gevallen vallen er zelfs stiltes. Onvoldoende voorbereiding op de begeleiding en onduidelijkheid over de juiste voorbereiding is hier meestal de oorzaak van. Door een matige voorbereiding, kan de begeleiding minder soepel verlopen, waardoor er verre van het uiterste uit de begeleiding wordt gehaald.
De onbekendheid over het programma en de onduidelijkheid over de voorbereiding zijn dus twee kernproblemen die ik ben tegengekomen in mijn proces en wil aanpakken in mijn ontwerpopgave.
Participatief onderzoek
Om een nog beter begrip te krijgen van de 1-op-1 begeleiding van MoZ, heb ik vanuit mijn stage de kans gekregen om zelf deel te nemen aan het mentorschap. Ik heb besloten dit te doen aangezien mijn participatie als mentor de ideale manier is om een duidelijk beeld te krijgen van de begeleiding, hoe het in zijn werking gaat en om de huidige situatie te kunnen omschrijven. Daarnaast kon ik door mijn koppeling aan een middelbare school beter terecht bij mijn doelgroep.
Avicenna College
Als mentor ben ik toegevoegd aan een tweedejaarsklas van de opleiding verpleegkunde aan de Hogeschool Rotterdam. De begeleiding van deze klas met studentmentoren zal worden gegeven aan leerlingen van het Avicenna College (zie figuur hiernaast), een islamitische middelbare school in Vreewijk, Rotterdam- Zuid. Als mentorklas werden wij aan het begin van het schooljaar gekoppeld aan een tweedejaars MAVO/ HAVO-klas.
De eerste paar bijeenkomsten waren bedoeld als introductie waarbij de mentoren de school, het gebouw en de regels leerden kennen. Vervolgens kwam de kennismaking met de mentees dat via een ‘speeddating’ wijze werd uitgevoerd. Tijdens het speeddaten rouleerden een groep van mentees om de paar minuten naar verschillende groepen van mentoren. Bij elke roulatie stelde alle mentoren en mentees zich aan elkaar voor.
Hierbij was al duidelijk te merken dat deze vorm van kennismaken niet bij elke mentee even goed werkte. Meerdere mentees waren erg teruggetrokken en gaven nauwelijks tot geen antwoord wanneer hen een vraag werd gesteld.
Daarnaast had een grote meerderheid van de mentees geen duidelijk begrip van het programma of de bedoeling ervan. Er is echter een kans dat mentees op andere scholen wel goed geïnformeerd zijn over de begeleiding. Verder wordt de speeddating vorm niet op alle scholen toegepast. Het is dus van belang om te onthouden dat de huidige situatie voor elke school anders kan zijn.
Na afloop van de kennismaking, hebben de mentoren hun voorkeur opgegeven voor een mentee die zij willen gaan begeleiden. Uiteindelijk zijn op deze manier alle mentoren en mentees aan elkaar gekoppeld en ben ik zelf dus ook gelinkt aan mijn mentee. In de komende sessies heb ik mijn mentee 1-op-1 begeleid waarbij we vooral focuste op het voorbereiden op toetsen en het bekijken van verschillende studies. Om een duidelijker beeld te geven van de 1-op-1 begeleiding met mijn mentee, heb ik de setting geschetst op papier (zie figuur hiernaast).
Hierbij kwam ik uit op de methode van Emotional Response Cards, een kwalitatieve onderzoekstool om op een empathische wijze achter de meningen en behoeften van de doelgroep te komen. Alle kaarten hebben elk een beschrijvend woord zoals ‘nuttig’, ‘uitdagend’ of ‘saai’. De kaarten worden los van elkaar voor de respondenten neergelegd. Hierna worden de respondenten gevraagd om minimaal twee kaarten te pakken die volgens hen de begeleiding omschrijft. Vervolgens worden de respondenten gevraagd om hun keuze uit te leggen.
Voorafgaand aan de methode heb ik eerst kennisgemaakt met de oud-mentees en een open gesprek gehouden over het programma. Hun verhalen over het begin van het traject vielen mij erg op. De respondenten laten weten dat er veel onduidelijkheid was toen het traject net begon. Zij wisten namelijk niet wat MoZ inhield terwijl het wel al ingepland stond in hun rooster. Wanneer zij daadwerkelijk begonnen met de 1-op-1 begeleiding, hadden zij nog steeds geen duidelijk beeld van de bedoeling van het programma.
Na het gesprek ben ik van start gegaan met de methode (zie figuur linksboven). Twee respondenten geven aan erg tevreden te zijn over de begeleiding en kiezen kaarten zoals ‘leuk’ en ‘waardevol’. Zo sprak één respondent over de leuke activiteiten tijdens de begeleiding zoals spellen die werden gespeeld.
De twee andere respondenten waren iets minder enthousiast en kozen onder andere ‘saai’ en ‘slordig’ als kaarten. De respondent die ‘slordig’ koos, laat weten dat zijn mentor haar taak niet goed vervulde en om deze reden vaak aansloot bij andere mentoren en mentees. De mentee die ‘saai’ koos, vertelt over de stiltes die vielen, omdat de mentor en haarzelf op sommige momenten niet meer wisten waar ze verder in begeleid kon worden.
Door middel van deze kaarten ben ik erachter gekomen dat er duidelijk sprake is van problemen die zich afspelen bij de mentees. Hierbij gaat het om de onbekendheid over MoZ, wat voor verwachtingen de mentees hebben over het programma en de matige inrichting van de begeleidingssessies.
Emotional Response Cards
Ik wilde erachter komen wat de meningen waren van de doelgroep over de begeleiding van MoZ. Ik was hierbij op zoek mentees die het traject al volledig hebben doorlopen, oftewel oud-mentees. De oud-mentees weten van begin tot eind hoe de begeleiding eraan toe is gegaan, waardoor het makkelijker is voor hen om over het programma en de sessies te praten dan huidige mentees. Ik heb om deze reden een contactmoment georganiseerd met vier oud-mentees van het Avicenna College, een middelbare school op Rotterdam-Zuid.
Ik heb besloten het contactmoment niet te laten verlopen in de vorm van een interview. Mijn doelgroep is qua leeftijd nog vrij jong, waardoor een interview te serieus kan overkomen. Daarnaast wil ik de respondent niet overvallen met verschillende opeenvolgende vragen. Daarbij zal een 1-op-1 setting ervoor kunnen zorgen dat de respondent zich nog minder comfortabel voelt. Om deze redenen ben ik gaan kijken naar andere methodes waarbij ik in een groepssetting op spelenderwijze en een meer interactieve manier respons uit mijn doelgroep kan halen.
Ontwerpvraag
“Hoe kunnen we ervoor zorgen dat 12 tot 14 jarige leerlingen uit het V.O. zichzelf kunnen voorbereiden op de 1- op-1 begeleiding met hun mentor van Mentoren Op Zuid?”
Pitstop
Presentatie
Tijdens de pitstop heb ik de belangrijkste inzichten uit de discoverfase, de eerste versie van de ontwerprichtlijnen en de eerste paar conceptideeën gepresenteerd aan docenten en studiegenoten aan de hand van een poster (zie figuur hierboven). Vervolgens heb ik feedback en feedforward kunnen krijgen op mijn proces en inspiratie op kunnen doen door naar het werk te kijken van medestudenten.
Proces
De positieve feedback tijdens de pitstop was vooral gericht op mijn proces en met name de uitgevoerde methoden met de mentees. Zo kreeg ik te horen dat ik slim gebruik heb gemaakt van methoden die goed aansloten op een jonge doelgroep als deze.
Visueel
Ik heb voor de poster op visueel vlak ook positieve feedback ontvangen. De bezoekers lieten weten dat de omgeving van de doelgroep goed in beeld is gebracht, waardoor het verhaal ook duidelijker en contextrijker voor hen werd.
Concept
Op conceptueel gebied kreeg ik als feedback dat de gepresenteerde ideeën te digitaal waren. De weergegeven ideeën waren namelijk een app of een website waarbij de mentees geholpen zullen worden om beter voorbereid te zijn op de begeleiding. Ik kreeg hierdoor als advies om het concept persoonlijk te maken voor de mentees zodat het aantrekkelijker wordt voor de mentee en geen gevoel van afstand ontstaat tussen de mentees en het eindproduct.
Daarnaast kreeg ik als feedback om te kijken naar een concept dat voor het gehele traject toegepast kan worden in plaats van dat het alleen gefocust is op de periode voorafgaand en aan het begin van het traject.
Ontwerprichtlijnen
Ik heb de verzamelde inzichten uit de onderzoeksfase doorvertaald naar ontwerprichtlijnen. Aan de hand van deze methode wordt er bepaald welke onderdelen gebaseerd op de behoeften van de doelgroep terug moeten komen in het concept. De ontwerprichtlijnen zijn geformuleerd als volgt:
1. Introductie
Het ontwerp moet de doelgroep introduceren tot de begeleiding.
Tijdens het uitvoeren van de Emotional response cards blijkt dat de mentees aan het begin van het traject niet op de hoogte zijn van wat de begeleiding precies inhoudt.
2. Inrichting
Het ontwerp moet de inrichting van de 1-op-1 sessies verbeteren.
Tijdens het uitvoeren van de Emotional response cards gaven de mentees aan dat de sessies soms saai waren en niet wisten waar ze verder nog in begeleid konden worden.
3. Mentor
Het ontwerp moet de rol van de mentor niet overnemen.
Uit mijn fieldresearch blijkt dat de mentor verschillende taken uitvoert tijdens de begeleiding. Het is niet de bedoeling dat mijn ontwerp deze taken over zal nemen.
4. Laagdrempelig
Het ontwerp moet toegankelijk en simpel te begrijpen zijn voor de doelgroep.
Uit mijn deskresearch blijkt dat een laagdrempelig ontwerp makkelijker te begrijpen en te navigeren is voor een jongere doelgroep.
Superheldenmethode
Eén respondent was geïnspireerd geraakt door de geanimeerde serie Avatar en tekende dus een heldin met windsturing als één van de krachten. Het idee dat hieruit kwam was een platform waarbij mentees hun eigen avatar creëren en benoemen wat hun sterkte- en zwaktepunten zijn.
De verwachting hierbij is dat de mentees hierdoor makkelijker persoonlijke doelen kunnen kiezen gebaseerd op hun sterktes en zwaktes die vervolgens tijdens de sessies behandeld kunnen worden. Een andere respondent koos van gedaante wisselen als superkracht. Hieruit ontstond het idee van een rollenspel waarbij de mentees met elkaar de 1-op-1 sessies gaan oefenen met als verwachting dat de mentees een duidelijker beeld krijgen van hoe de begeleiding in zijn werking gaat.
Uitkomsten
Aan de hand van de Superheldenmethode heb ik nieuwe ideeën kunnen genereren die vertaald kunnen worden tot concepten. Deze concepten vormen zich vervolgens tot kandidaten die gekozen en uitgewerkt kunnen worden voor mijn uiteindelijke interventie. Daarnaast heb ik door middel van deze methode niet alleen de meningen, maar ook de gedachtegang van de mentees beter kunnen begrijpen.
Methode
Als eerste ideevormingsmethode wilde ik samen gaan werken met de mentees. De reden dat ik mentees wil betrekken in deze fase is, omdat ik door middel van een co-creatie sessie de meningen en behoeften van de mentees direct mee kan nemen in het concept.
Vanwege het soepele verloop en de nuttige werking van de Emotional Response Cards, heb ik besloten voor deze sessie opnieuw gebruik te maken van een interactieve en speelse methode. Ik heb hierbij gekozen voor de Superheldenmethode, omdat dit een combinatie is van een interactieve methode en het genereren van nieuwe ideeën.
Voor deze methode heb ik een drawsheet (zie figuur hiernaast) gemaakt, waarbij de mentees de ruimte krijgen om hun eigen superheld of superheldin te tekenen. Vervolgens liet ik de mentees bepalen wat voor superkrachten hun helden hadden en hoe zij deze krachten kunnen inzetten om de mentorbegeleiding te verbeteren.
Verloop
De mentees begonnen met het creëren van hun held of heldin waarbij sommigen al meteen wisten wat de superkrachten waren terwijl anderen eerst de afgeronde tekenwerken goed moesten bestuderen om vervolgens tot speciale vermogens te komen (zie figuur hieronder). Het inzetten van de krachten was voor sommige respondenten nog lastig, waardoor ik op sommige momenten moest bijschakelen, zodat ik samen met de mentee een idee of concept kon formuleren.
Harris Profile
Methode
Om erachter te komen welke gegenereerde concepten uit de ideevormingssessies het meest passend en geschikt waren voor de doelgroep, heb ik besloten de Harris Profile te gebruiken. Dit is een methode waarbij je verschillende concepten scoort op basis van hoe goed deze aansluiten op specifieke criteria. In dit geval koos ik voor de ontwerprichtlijnen aangezien hier de behoeften van de doelgroep het sterkst naar voren komen (zie figuur hiernaast).
Uitkomst
Grotendeels van de concepten verloop punten door de ontwerprichtlijnen over de introductie en de inrichting. Het kwam meerdere malen voor dat concepten het onderdeel van introductie in hoge mate bevatte, maar de inrichting was moeilijk te herkennen of juist andersom. Hierdoor waren er uiteindelijk niet veel concepten die een hoge score hadden behaald. Van alle concepten die hoog hebben gescoord, is er een top 3 geselecteerd die uiteindelijk vertaald zouden kunnen worden tot een eindconcept.
Eindconcept
Het eindconcept is een digitaal platform dat de mentees voorbereid op de begeleiding van MoZ. Zij maken kennis met het programma en leren over de begeleiding via het introductieonderdeel. Daarnaast worden de mentees in het hoofdonderdeel geholpen bij het bepalen van doelen op basis van hun sterktes en zwaktes. De mentees kunnen vervolgens deze doelen gebruiken om hun sessies mee in te richten.
Het concept moet alleen het doel weergeven en niet een stappenplan om het doel te kunnen behalen. Het bepalen van de benodigde stappen voor een doel worden overgelaten aan de mentor, zodat de rol en de taken van de mentor niet worden overgenomen.
Top 3
Na de uitkomsten van de Harris Profile was er een top 3 gevormd van concepten (zie figuur hierboven) die het beste aansloten op de ontwerprichtlijnen. Het eerste concept is een digitaal platform waarbij de mentees doelen kunnen bepalen op basis van hun sterktes en zwaktes. Op een gedeelde plaats met nummer 1 stond het concept van het bouwspel waarbij mentees hun eigen ideale begeleiding konden gaan bouwen. Op de derde plek kwam het concept waarbij mentees door middel van een rollenspel de 1-op-1 begeleiding met elkaar oefenen.
Digitaal platform
Uiteindelijk heb ik gekozen voor het digitale platform aangezien de ontwerprichtlijn over de inrichting hierin het beste verwerkt kon worden. Het bepalen van doelen zorgt er namelijk voor dat de mentees hun sessies kunnen gaan inrichten door tijdens de begeleiding deze doelen te gaan behandelen.
Top 3 concepten
Wireframes
Methode
Om een digitaal beeld van het product te kunnen schetsen, heb ik besloten wireframes (zie figuren hierboven) te maken. Wireframes zijn tweedimensionale digitale illustraties van pagina-interfaces die in mijn product worden gebruikt. De wireframes zet ik in om de inhoud en de layout van de pagina’s te bepalen. Deze eerste versie van de wireframes bevatten geen styling, kleur of afbeeldingen, zodat er puur wordt gefocust op de functionaliteiten en het gedrag van de pagina’s.
Wireframes
Ik heb voor ervoor gekozen om het digitale platform als onderdeel toe te voegen aan de huidige website van MoZ aangezien het lastiger te vinden zou zijn als het platform als externe website zal dienen.
Om deze reden heb ik besloten het menu-item ‘mentees’ toe te voegen dat op dit moment nog ontbreekt in de huidige website.
Daarnaast heb ik twee nieuwe menu’s vastgemaakt aan de onderzijde van de website waarmee de mentees naar verschillende onderdelen kunnen navigeren. De eerste menu is voor de introductiefunctie en de tweede is voor de inrichtingsfunctie. De eerste versie van de wireframes zal ik gebruiken als basis voor de 2.0 versie waarbij de wireframes met meer detail zullen worden uitgewerkt.
Product feedback
Sessie
Om achter de meningen op het product te komen vanuit de opdrachtgever, heb ik besloten een feedback sessie te houden met Maud Belmer (zie figuur hiernaast), één van de programmacoördinators van MoZ. Aan de hand van deze sessie kan ik achterhalen wat voor blik de opdrachtgever werpt op het product en de functies.
Feedback
Ik kreeg als feedback dat het slim was om het platform toe te voegen aan de huidige website van MoZ. Op dit moment liggen namelijk best veel documenten en digitale plekken van MoZ verspreid over meerdere locaties zoals op Microsoft Teams of op verschillende webadressen. Het was hierdoor handig om het platform een bekende plek te geven, zodat het op een centrale plek gehouden wordt en makkelijker te bezoeken is voor de mentees.
Daarnaast dacht Maud erg positief na over het platform, omdat de geselecteerde doelen van de mentees waardevolle data zullen opleveren voor het team.
Zo ontstaat er namelijk een overzicht van doelen waar veel aan gewerkt wordt en doelen die nauwelijks worden gekozen.
Verder gaf Maud als tip om een vragenbox toe te voegen aan het platform, zodat mentees ten alle tijden een vraag kunnen stellen aan het programma als er nog onduidelijkheden spelen of als de mentees nog ergens nieuwsgierig naar zijn.
User testing
Methode
Om erachter te komen of de navigatie van het platform duidelijk genoeg is voor de mentees, heb ik ervoor gekozen een scenario test uit te voeren. Dit is een vorm van een usability test waarbij ik de respondent een opdracht geef om binnen het prototype uit te voeren (zie figuur hierboven). Aan de hand van het resultaat kom ik erachter of de mentee met gemak of met moeite door het product navigeert, waardoor ik weet wat voor aanpassingen gedaan moeten worden.
Test
Ik heb de mentees verschillende scenario-opdrachten gegeven zoals: 1; Ik wil de verhalen van mentees lezen die eerder MoZ hebben gedaan. 2; Ik wil mijzelf voorbereiden op de begeleiding door doelen te bepalen
Uit deze opdrachten bleek onder andere dat het verschil tussen de twee bodem menu’s niet opvielen. Ik heb om deze reden beide menu’s een verschillende kleur gegeven.
Methode
Om achter de voorkeuren van de mentees te komen qua vormgeving, heb ik een A/B test (zie figuur hierboven) gemaakt. Dit is een test waarbij ik per onderdeel qua vormgeving twee verschillende opties bied aan de respondenten. Vervolgens stemmen de respondenten voor optie A of B waarbij ik de resultaten kan gebruiken om de vormgeving van het product bepalen. Ik heb tijdens de test de mentees tegelijkertijd laten stemmen, zodat zij elkaars antwoorden niet zouden beïnvloeden.
Uitkomst
Als resultaat kozen de mentees onder andere voor de kleurencombinatie binnen de huisstijl van MoZ en gaven zij de voorkeur aan een aansprekende tone of voice. Verder stemde bij elk onderdeel een meerderheid voor één optie, waardoor de gewonnen opties snel duidelijk waren. Bij geen enkel onderdeel waren de stemmen dus gelijk verdeeld.
Expert feedback
Methode
Om te controleren of het UX/UI aspect van mijn product in orde was, heb ik besloten een feedback sessie (zie figuur hiernaast) te houden met Maurice Brockhus, hij neemt als communicatieadviseur en UX/UI designer deel aan het team van MoZ. Daarnaast is hij afgestudeerd aan dezelfde studie als ik, namelijk CMD, waardoor hij gepaste feedback kon geven.
Feedback
Er is op dit moment een nieuwe huisstijl en website in ontwikkeling, maar deze worden echter een lange tijd na mijn stage pas ingezet. Maurice gaf om deze reden als feedback om de website in de huidige huisstijl van MoZ te houden. Daarnaast gaf hij als feedback dat de navigatie van de menu’s en de onderdelen nog duidelijker kunnen. Ik heb om deze reden richtingsvormpjes in de menu’s verwerkt, zodat de mentees weten via welke volgorde zij stap voor stap het platform kunnen navigeren (zie figuur hiernaast).
Presentatie
Om mijn eindproduct te kunnen uitlichten en de belangrijkste stappen die hebben geleid tot het eindproduct te weergeven, heb ik een product presentatie (zie figuur hierboven) gehouden voor het team van MoZ en stagiairs van De Speeltuin. Dit heb ik gedaan om feedback te kunnen krijgen en om achter de meningen te komen van mijn collega’s over het product.
Product presentatie
Feedback
Na afloop van de presentatie kwamen veel positieve reacties naar voren over de betekenisvolheid van het product voor de doelgroep en het programma. Daarnaast was het publiek erg tevreden over de vormgeving van het product.
Naast de tops waren er ook meerdere punten van feedback. Zo kreeg ik te horen dat er nog te veel tekst in het product staat wat de doelgroep niet zal aanspreken. Daarnaast kreeg ik het advies om goed na te denken over hoe het product bij de mentees terechtkomt als aanbeveling. Verder hadden meerdere teamleden twijfels over de vragenbox in het product aangezien het team simpelweg geen tijd heeft om alle vragen te beantwoorden.
Aan de hand van de feedback heb ik nog verschillende aanpassingen verwerkt in mijn prototype die uiteindelijjk hebben geleid tot het volledige ontwerp van mijn eindproduct.
Home
Huidige website van Mentoren op Zuid
